Virtuální kancelář – co byste měli vědět o virtuálních kancelářích

1. Co je virtuální kancelář?

Virtuální kancelář je alternativním řešením klasických kancelářských prostor. Virtuální kancelář je místem, které poskytuje veškeré výhody lokality hlavní kanceláře i bez vaší přítomnosti. Virtuální kancelář nabízí možnost nechat si na její adresu zaregistrovat sídlo své firmy. Prostřednictvím profesionálně proškoleného personálu vám zajistíme osobní styk s každou návštěvou, postaráme se o vyřízení každého příchozího telefonního hovoru, pečlivě evidujeme a následně klienty informuje o každé zásilce, která mu na adresu jeho virtuální kanceláře dorazí. Virtuální kancelář umožňuje také schůzky s vašimi klienty. 

2. pro koho je virtuální kancelář určena?

Virtuální kancelář nejčastěji využívají:  

• začínající podnikatelské subjekty,
• společnosti expandující do nových regionů,
• subjekty, které nepotřebují ke svému podnikání samostatnou kancelář,
• podnikatelé, kteří nechtějí mít sídlo své firmy registrované na adrese svého trvalého bydliště, 
• subjekty, jejichž manažeři jsou převážně na cestách a administrativní servis potřebují jen příležitostně,
• podnikatelé, kteří potřebují zajistit administrativní služby na profesionální úrovni.

3. Co všechno vám virtuální kancelář přinese?

Virtuální kancelář přináší svým majitelům především reprezentativní zázemí na prestižní adrese. Kromě dobré obchodní adresy, která zvyšuje image a prestiž, nabízí virtuální kancelář zabezpečení veškeré administrativní podpory na špičkové úrovni.

Přebírání pošty a její přeposílání umožní vaší společnosti být současně všude, kde potřebujete, bez nutnosti zajišťovat samostatnou kancelář. Telefonní hovory do virtuální kanceláře vyřizuje profesionální operátor-ka jménem Bussines centra a zaznemenáváme případné vzkazy pro vaší firmu.

Příchozí pošta na adresu virtuální kanceláře je pečlivě evidována. Následný postup záleží na předem stanovené domluvě. Můžeme vám zaslat avízo o doručené poště, nebo okamžitě přeposlat poštu na vámi stanovenou adresu.

Virtuální kancelář nabízí také možnost reprezentativních schůzek. Přímo v kanceláři popřípadě v zasedací místnosti. V rámci této služby získáte kompletní servis v podobě zajištění občerstvení, technického zázemí a administrativní podpory na profesionální úrovni.

4. jaké Má virtuální kancelář výhody? 

• virtuální kancelář vám zvýší prestiž,
• virtuální kancelář vám usnadní expanzi do dalších regionů,
• virtuální kancelář vám sníží náklady na provoz klasické kanceláře,
• virtuální kancelář vás zbaví starostí s úřady,
• virtuální kancelář vám zvýší konkurenční výhodu,
• s virtuální kanceláří získáte řadu atraktivních administrativních služeb na profesionální úrovni.

5. je možné virtuální kancelář využít jako pobočku?

Virtuální kancelář je ideálním nástrojem pro podnikatele, kteří se chystají expandovat do dalších regionů. Bez nutnosti počátečních vysokých investicí je možné prostřednictvím virtuální kanceláře získat prestižní obchodní adresu.

6. Co všechno musí virtuální kancelář ze zákona splňovat? 

Řada podnikatelů využívá virtuální kancelář zároveň jako sídlo své firmy. Právní předpisy České republiky přitom obsahují podmínky, které sídlo obchodní společnosti musí splňovat. Mezi nedůležitější zákonné požadavky patří tyto povinnosti:

• zajistit v sídle společnosti přebírání písemností zasílaných na adresu společnosti,
  (§31 odst. 16 Živnostenského zákona)  
• zajistit v sídle kontakt společnosti s veřejností a státními orgány,
  (např. §31 odst. 2 a 3 Živnostenského zákona)  
• prokázat vlastnické či jiné užívací právo k prostorám, v nichž je umístěno sídlo společnosti.
  (§31 odst. 2 Živnostenského zákona)
• viditelně označit sídlo své firmy názvem společnosti, včetně jejího IČO.  

7. na co si dát při výběru virtuální kanceláře pozor?

Řada firem, které se zabývají poskytováním virtuálních kanceláří, nabízí pouze korespondenční adresu, P.O. Box, prostě virtuální místo, kde není klientova společnost trvale kontaktovatelná a kde není zajištěn příjem písemností. V situaci, kdy řada podnikatelů využívá virtuální kancelář zároveň jako sídlo své firmy, může takový provozovatel vaší společnosti značně uškodit.

Naproti tomu profesionální business centra, kde je možné bez obav umístit sídlo vaší společnosti a provozovat virtuální kancelář, poznáte podle následujících znaků:

Garance přebírání písemností

Provozovatel business centra je nejen schopen zaručit řádné přebírání poštovních zásilek, ale musí být schopen:

• okamžitě avizovat přijetí zásilky klientovi – zejména proto, že úřední zásilky často obsahují lhůtu na vyjádření a případné zmeškání této lhůty může mít pro společnost negativní důsledky,  
• vést knihu přijaté pošty po celou dobu poskytování sídla – v opačném případě je jakákoli garance přijímání pošty zbytečná,  
• uschovávat či přeposílat zásilky přesně podle instrukcí klienta – přičemž klient může požadavky ohledně nakládání s poštou měnit či doplňovat podle svých představ.

Garance kontaktu s veřejností a úřady

Provozovatel business centra musí na základě dohody s klientem zajistit kontakt společnosti s veřejností a orgány státní správy – minimálně formou evidence návštěv, přijímání vzkazů a jejich okamžitého vyřizování.
Business centrum navíc musí být dostatečně kapacitně vybaveno na to, aby klient měl možnost využívat kancelář nebo zasedací místnost pro účely obchodních jednání.

Garance kontinuity služeb

Provozovatel business centra musí garantovat, že v průběhu trvání smlouvy s klientem nedojde ke změně vlastnických práv k budově, ve které je umístěno sídlo klientovy společnosti. V opačném případě hrozí trvalé riziko, že společně s právem užívání dané nemovitosti automaticky a bez možnosti klienta jakkoli reagovat zanikne i klientův právní titul k užívání sídla společnosti. Klient pak musí okamžitě hledat jinou adresu vhodnou pro umístění sídla společnosti, jinak mu hrozí sankce ze strany orgánů státní správy, v krajním případě i likvidace společnosti.

8. bude virtuální kancelář dostupná i pro vaše klienty?

Na všech našich business centrech, kde nabízíme možnost umístění virtuální kanceláře, disponujeme proškolenými recepčními, které na profesionální úrovni zajišťují kontakt s veřejností. Navíc ve všech business centrech provozujeme reprezentativní zasedací místnosti, které můžete kdykoliv využít pro schůzku se svými obchodními partnery nebo zákazníky.

9. Co se stane, když vám na adresu virtuální kanceláře přijde pošta?

Veškerou poštu, která chodí klientům na adresu našich business center, velice pečlivě evidujeme v našem informačním systému. Následně probíhá předání pošty předem dohodnutým způsobem. Sami si při uzavírání smlouvy můžete zvolit jakým způsobem budete o zásilce, která na adresu vaší virtuální kanceláře dorazí, informováni (telefonát, e-mail, SMS či jiné).